Das Corduroy Inn & Lodge ist ein Gasthaus mit 42 Zimmern auf dem Snowshoe Mountain in West Virginia. Als Teil der Wyndham Trademark Collection fungiert es im Winter als Boutique-Skihütte und im Sommer als malerischer Veranstaltungsort für Hochzeiten.
Wie viele kleine, saisonale Betriebe hat das Corduroy kein Personal an der Rezeption, das über Nacht arbeitet, was kreative Lösungen für späte Anreisen erforderlich machte. Um zu erfahren, wie Canary diese betriebliche Herausforderung gelöst hat, sprachen wir mit dem Eigentümer David Billings und dem General Manager Jim Ed über ihre Erfahrungen.
Früher wickelte das Corduroy Anreisen außerhalb der Öffnungszeiten ab, indem es den Gästen einen sicheren Code für den Schlüsseltresen per E-Mail schickte. Da jedoch viele Buchungen über Online-Reisebüros (OTAs) eingehen, war es fast unmöglich, die tatsächliche E-Mail-Adresse eines Gastes zu erhalten. Mit dem mobilen Check-in von Canary geben Gäste ihre Kontaktinformationen bereits vor der Ankunft ein, sodass das Personal Anweisungen vor der Ankunft versenden kann.
„Da OTA-Reservierungen uns keine Kontaktinformationen lieferten, konnten wir den Gästen den Code für den Schlüsseltresen nicht vor Schließung der Rezeption zukommen lassen“, sagte David. „Das bedeutete, dass wir darauf warten mussten, dass sie uns anriefen, sobald sie ankamen. Mit dem mobilen Check-in von Canary erhalten wir jedes Mal ihre Daten.“
Die Arbeitszeiten im Corduroy variieren im Laufe des Jahres: Die Rezeption ist während der Hochsaison zum Skifahren bis spät abends geöffnet, schließt aber in der Nebensaison bereits um 16 Uhr. Neben den Komplikationen mit dem Schlüsseltresen bedeutete dies auch, dass Kreditkarten für Nebenkosten nicht immer hinterlegt wurden. Da Gäste, die außerhalb der Öffnungszeiten anreisen, nun an einem Kiosk einchecken, ist sich das Team sicher, dass alle Informationen gesetzeskonform gespeichert sind.
„Da wir nur 42 Zimmer haben, ist es finanziell einfach nicht sinnvoll, die Rezeption rund um die Uhr zu besetzen“, sagte David. „Aber wir hatten keine Möglichkeit, Kreditkarten für Nebenkosten und Steuern von OTA-Gästen zu erhalten, es sei denn, wir konnten sie am nächsten Tag abfangen. Canary ermöglicht es uns, sicherzustellen, dass wir alle rechtlich erforderlichen Informationen haben.“
Gäste gehen seltener ans Telefon, wenn sie unterwegs sind. Deshalb sorgt die Gästekommunikation von Canary dafür, dass das Corduroy trotzdem in Kontakt bleiben kann. Vor der Ankunft sendet das Personal des Corduroy Details zur Unterkunft, die voraussichtliche Zeit, zu der das Zimmer fertig sein wird, und Informationen zur Kontaktaufnahme. Beim Check-out erhalten die Gäste Anweisungen zur Abreise, damit alles klar geregelt ist.
„Die Gästekommunikation von Canary ist so hilfreich“, sagte Jim. „Es macht es so viel einfacher, Gäste direkt auf ihrem Mobiltelefon zu kontaktieren, während sie unterwegs sind.“
Aufgrund der geringen Zimmeranzahl des Hotels war es normalerweise nicht möglich, kurzfristige Anfragen für einen frühen Check-in oder späten Check-out zu erfüllen. Jetzt ermöglichen die dynamischen Upsells von Canary den Gästen, einen frühen Check-in oder späten Check-out im Voraus zu buchen, sodass das Corduroy die Verfügbarkeit für Gäste, die dies wünschen, garantieren kann.
„Das war beim frühen Check-in schon immer ein Reibungspunkt“, sagt David. „Wenn ein Gast diesen jetzt über Canary anfragt, kann unser Housekeeping-Team das Zimmer priorisieren, sodass es garantiert fertig ist. Das bedeutet, dass das Zimmer bei der Ankunft des Gastes bereits bereitsteht.“
