Gruppenbuchungen können im Gastgewerbe einige große Umsatzchancen bieten. Die Reservierung eines Zimmerblocks zur Erfüllung einer Vereinbarung ist jedoch niemals ohne Risiko. Es ist, als würde man an einem Pokertisch „All-In“ gehen — es sei denn, Sie haben einen guten Backup-Plan (auch bekannt als eine Abnutzungsklausel), würden wir das nicht empfehlen!
Hotelfluktuation (wenn eine Gruppe ihre Zimmerzusage nicht einhält) ist eine der größten und missverstandensten Herausforderungen im Gruppenverkauf. In diesem Leitfaden wird genau erklärt, was Hoteliers wissen müssen, um die Fluktuation zu bewältigen. Von der Strukturierung von Verträgen über die Optimierung der Zimmerleistung bis hin zum Einsatz moderner Tools, um den Überblick über jedes Detail zu behalten — hier erfahren Sie, wie Sie Risiken minimieren, den Umsatz maximieren und starke Kundenbeziehungen aufrechterhalten können.
Die Hotelfluktuation ist die Differenz zwischen der Anzahl der vertraglich reservierten Übernachtungen in einer Gruppenbuchung und der Anzahl der tatsächlich von einzelnen Veranstaltungsgästen gebuchten Übernachtungen. Allerdings ist „Fluktuation“ ein Begriff, der fast ausschließlich in Verträgen verwendet wird. In der realen Welt werden Sie wahrscheinlich Fragen hören wie: „Wie schneidet dieser Hochzeitszimmerblock ab? Irgendeine Abholung?“
„Leistung blockieren“, „Abholung“ oder „Hotelzimmerfluktuation“ sind alles verschiedene Bezeichnungen für ein und dasselbe: wie viele der für eine Gruppenbuchung reservierten Zimmer belegt wurden.
Wenn sich eine Gruppe verpflichtet, einen Zimmerblock zu reservieren, nimmt Ihr Hotel diese Zimmer vom Markt. Wenn der Anreisetag kommt und der Block nicht voll ist, bleiben Ihnen leere Zimmer und verpasste Umsatzchancen.
Hier kommen Fluktuationsgebühren und Stichtage ins Spiel. Die Kunden sehen diese zwar als Strafen an, aber es handelt sich um vorab vereinbarte Konditionen, um das Hotel für den Fall zu schützen, dass der Block unterdurchschnittlich abschneidet. Klare Fluktuationsklauseln bringen die Erwartungen auf beiden Seiten in Einklang und sehen Stichtage vor, um Hotels die Möglichkeit zu geben, ungenutzte Zimmer zu verkaufen und Verluste zu minimieren.
Die Dynamik von Gruppenbuchungen hat sich im Laufe der Jahrzehnte verändert. Die ersten Abnutzungsklauseln tauchten auf in den frühen 1990er Jahren als die Nachfrage das Angebot überstieg und dann „Internetbuchungen“ zustande kamen, Erschwerung von Gruppenverpflichtungen in den frühen 2000er Jahren. Und mit den heutigen technischen Möglichkeiten der Reisenden sind Gruppenbuchungen nuancierter als je zuvor geworden.
Eines hat sich jedoch nicht geändert: Weder Hotels noch Kunden erhalten Fluktuationsgebühren. Aber die wahre Bedeutung von Hotelfluktuation ist ein wichtiger Umsatzschutz, den Sie nicht übersehen sollten.
Die besten Gruppenbuchungen füllen nicht nur Zimmer, sie maximieren auch jede Umsatzchance, die Ihre Unterkunft bietet, indem sie auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind. Strategie für das Hotelumsatzmanagement. Das bedeutet Hochzeitsblöcke, die auch Ihre Bankettsäle und Spa-Termine füllen, oder Konferenzgruppen, die Tagungsräume buchen, Catering nutzen und Barkarten sammeln.
Jeder Gruppenvertrag fließt in Prognosemodelle, Personalpläne, Preisentscheidungen und zusätzliche Umsatzprognosen ein. Wenn eine Gruppe also nicht in der Lage ist, vertraglich vereinbarte Zimmer zu buchen, entstehen Lücken, die nicht immer innerhalb der verbleibenden Vorlaufzeit geschlossen werden können. Die daraus resultierenden Auswirkungen können sich auf Ihr Geschäftsergebnis in mehreren Abteilungen auswirken.
Tagungsplaner können eine verwenden Fluktuationsrechner um ihr Risiko relativ einfach vorherzusagen. Auf der Hotelseite ist es jedoch viel schwieriger vorherzusagen, wie groß die Auswirkungen von Buchungsengpässen sein werden.
Ein plötzlicher Rückgang der Gruppenbuchungen könnte bedeuten, dass Upselling-Gelegenheiten verpasst werden, Personalstunden verschwendet werden oder dass die Preise gesenkt werden müssen, um den Restbestand aufzufüllen. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Fluktuation von Beginn des Verkaufsprozesses an in Ihre umfassendere Umsatzstrategie einzubeziehen.
Wie Sie in der Abbildung oben sehen können, können Nebenumsätze einen Teil der Fluktuation von Hotelzimmern ausgleichen und Hoteliers helfen, zumindest einen Teil der erwarteten Einnahmen aus einem Zimmerblock wieder hereinzuholen.
Die Art und Weise, wie Sie Fluktuationsklauseln strukturieren, kann über oder gegen Ihre Fähigkeit, den Umsatz zu schützen, entscheiden oder nicht, wenn eine Gruppenbuchung nicht ausreicht, aber die Ausarbeitung eines Vertrags ist keine Universallösung.
Das richtige Format für Ihre Immobilie hängt von Ihren Zielen in allen Abteilungen, der Art der Gruppe und davon ab, wie viel Flexibilität Sie anbieten möchten. Im Folgenden findest du die drei gängigsten Arten von Kündigungsklauseln und wie sie sich auf dein Geschäftsergebnis auswirken.
Eine umsatzabhängige Klausel sieht einen Mindestbetrag in Dollar vor, den die Gruppe für ihren Zimmerblock ausgeben muss, anstatt die Aufführung an eine bestimmte Anzahl von Räumen zu binden. Dies gibt den Planern die Flexibilität, Zimmertypen oder Preisstufen zu ändern, um sicherzustellen, dass der vertraglich vereinbarte Gesamtumsatz erreicht wird.
Vorteile: Bietet Anpassungsfähigkeit an die Gruppe und gewährleistet gleichzeitig eine Umsatzbasis für das Hotel.
Nachteile: Erfordert eine genaue Überwachung und Verwaltung durch den Kunden, um Zimmer mit niedrigeren Preisen strategisch freizugeben. Es kann auch komplexer sein, sie zu berechnen und durchzusetzen.
Bei der kumulativen Fluktuation wird die Gesamtzahl der Übernachtungen berücksichtigt, die über einen bestimmten Zeitraum gebucht wurden. Diese Struktur ermöglicht es der Gruppe, Buchungen pro Nacht zu variieren, solange die Gesamtzahl der Zimmernächte dem vereinbarten Ziel entspricht.
Vorteile: Von Nacht zu Nacht fehlerverzeihender; nützlich für Veranstaltungen mit ungleichmäßiger Nachfrage an verschiedenen Tagen.
Nachteile: Garantiert nicht jede Nacht eine konstante Belegung, was die Betriebsplanung stören kann.
Die strengste der drei Regeln, eine Abreisebestimmungsklausel pro Nacht, verlangt, dass die Gruppe an jeder Nacht des Blocks eine Mindestabholzeit einhält. Dieses Format schützt die nächtliche Belegung des Hotels und trägt dazu bei, dass Personal und Betrieb einheitlich sind.
Vorteile: Wenn das Ergebnis erfüllt wird, sorgt es für eine stabile Auslastung und vorhersehbare Umsätze an allen Veranstaltungsabenden.
Nachteile: Weniger Flexibilität für die Gruppe und höheres Risiko von Fehlbeträgen an Abenden mit geringerer Nachfrage.
Die Risikominderung ist nur der Ausgangspunkt, wenn es um faire Fluktuationsklauseln geht. Es geht auch darum, Erwartungen zu wecken, die Beziehung zu den Planern zu pflegen und positive Ergebnisse zu erzielen Erlebnis für Hotelgäste ab der ersten Interaktion. Eine aktuelle Umfrage unter Veranstaltungsplanern zu Durchsetzung von Fluktuation enthüllte eine Vielzahl von Erfahrungen, aber ein Thema tauchte immer wieder auf: Beziehungen sind wichtig.
Eine gut ausgearbeitete Klausel schützt die Einnahmen Ihres Hotels, ohne die Planer zu verärgern, und erleichtert so den Aufbau langfristiger, wiederholbarer Geschäftsbeziehungen. Transparenz und Fairness sind entscheidend — je einfacher Ihre Bedingungen sind, desto weniger Spielraum gibt es später für Missverständnisse oder Streitigkeiten.
Zuverlässige Durchschnittswerte für die Branche sind schwer zu finden, da es sich bei Hotelverträgen um private Vereinbarungen zwischen der Unterkunft und den Kunden handelt. Branchenschätzungen gehen jedoch in der Regel von einer Fluktuation von etwa 80% pro Hotelblock aus, was bedeutet, dass eine Gruppe bis zu 20% ihrer vertraglich vereinbarten Zimmer ohne Vertragsstrafe zur Verfügung stellen darf. Dies ist zwar eine hilfreiche Ausgangsbasis, sollte aber nicht blind angewendet werden.
Prüfen Sie die folgenden wichtigen Parameter, bevor Sie Ihre Fluktuationsrate und Klausel verfassen:
Gruppen mit einer starken Erfolgsbilanz oder Veranstaltungen, die in der Nebensaison stattfinden, können mildere Bedingungen rechtfertigen. Auf der anderen Seite können Termine mit hoher Nachfrage oder Erstkunden ohne Historie strengere Bedingungen rechtfertigen, um das Risiko zu minimieren. Wenn Sie Ihre Fluktuationsrate an Hotelsperren anpassen, stellen Sie sicher, dass Sie weder zu viel Geld (oder Beziehungen!) hinterlassen auf dem Tisch.
Eine starke Abnutzungsklausel enthält mehrere wichtige Komponenten, die festlegen, wie und wann Gebühren anfallen:
Es ist der Stichtag für ein großes Meeting, und Sie sind sich ziemlich sicher, dass der Zimmerblock unterdurchschnittlich abgeschnitten hat. In der Zwischenzeit ist die Badewanne in Raum 302 wieder verstopft und Sie wühlen sich in E-Mail-Threads und Aktenschränken und fragen sich: „Wurde dieser Vertrag jemals gescannt oder war der Scanner an diesem Tag kaputt?“
Selbst die am besten geschriebene Klausel bedeutet wenig, wenn sie nicht ordnungsgemäß ausgeführt und zugänglich ist. Canarys Digitale Verträge Ersparen Sie sich das Rätselraten, indem Sie jeden Begriff in einem sicheren, leicht zu signierenden Format erfassen. Alle Parteien erhalten eine beglaubigte Kopie mit einer Unterschrift mit einem Zeitstempel, und die gesamte Vereinbarung wird in einem zentralen System gespeichert, sodass Sie später darauf zurückgreifen können.
Wenn Stichtage eintreffen oder Fragen zur Fluktuation auftauchen, verhindern klare, nachverfolgbare Aufzeichnungen Verwirrung und stärken die Beziehungen zu den Planern.
Immer wieder sprechen Hoteliers davon, wie wichtig es ist, Loyalität aufzubauen, Veranstaltungen und Zimmerblocks verdienen nichts weniger als die gleiche Aufmerksamkeit, um begeisterte Fans zu wecken. Das Management von Gruppensperren und der Fluktuation von Hotels bedeutet, dass man Verträge durchsetzen muss, aber letztlich geht es darum, starke, kooperative Beziehungen zu den Planern aufzubauen.
Hier findest du Maßnahmen, die du ergreifen kannst, um Gruppen zum Erfolg zu verhelfen, das Risiko von Fluktuationsgebühren für deine Kunden zu verringern, aber auch die Wahrscheinlichkeit zukünftiger Buchungen zu erhöhen.
Bevor ein Vertrag erstellt wird, sollten Sie sich mit den Details befassen. Fragen Sie nach den historischen Buchungsdaten der Gruppe für ähnliche Veranstaltungen und beantworten Sie wichtige Fragen:
Wenn Sie diesen Leistungsverlauf verstehen, können Sie den Block richtig einschätzen und frühzeitig die Erwartungen festlegen. Vermeiden Sie übertriebene Zahlen oder zu optimistische Prognosen, nur um das Geschäft abzuschließen. Ein realistischer Vertrag im Voraus ist weitaus besser, als sich später darum zu bemühen, ungenutzte Räume zu besetzen.
Sobald der Block live ist, schweigen Sie nicht. Richten Sie regelmäßige Check-ins ein, um die Berichte über die Zimmerabholung mit dem Planer zu überprüfen. Diese Treffen bieten die Möglichkeit, Trends zu erkennen, die hinter der Leistung zurückbleiben, frühzeitig zu erkennen, welche Maßnahmen auf beiden Seiten zur Steigerung der Buchungen ergriffen werden, über bevorstehende Zahlungstermine auf dem Laufenden zu bleiben und den Plan nach Bedarf anzupassen. Das Gespräch am Laufen zu halten, fördert die Transparenz und gibt beiden Seiten die Möglichkeit, etwas zu ändern, bevor Fluktuation zu einem Problem wird.
Niemand möchte Zahlungsfristen in Tabellen nachschlagen, E-Mails senden, um Banküberweisungen nachzujagen, und freundliche, aber durchsetzungsfähige Voicemail-Erinnerungen ausdenken. Mit Canary's Digitale Autorisierungen, das Erfassen sicherer Zahlungsinformationen von Ihren Kunden ist einfach und PCI-konform.
Die einfache Hinzufügung von Zahlungslinks Dank der Einbindung in die Toolbox eines Hotels können Planer schnell und einfach benutzerdefinierte Zahlungsseiten an jeden versenden. Diese Tools reduzieren den Aufwand für alle Beteiligten und verringern das Risiko verspäteter oder verpasster Zahlungen.
Selbst mit der besten Planung wird nicht jede Gruppe ihrer Zimmerzusage nachkommen. Wenn das passiert, ist es wichtig, das Gespräch mit Professionalität und Klarheit zu führen.
Überprüfen Sie zunächst den unterzeichneten Vertrag, um auf alle relevanten, durchsetzbaren Bedingungen zu verweisen. Erstellen Sie dann eine einfache Zusammenfassung des Fehlbetrags, in der die Anzahl der abgeholten Zimmer, der Mindestbetrag für die Fluktuation und die daraus resultierende Gebühr aufgeführt sind.
Nehmen Sie den Hörer in die Hand, bevor Sie dem Planer die endgültige Berechnung vorlegen. Bieten Sie Ihre Berechnung an und besprechen Sie eine mögliche Gutschrift, falls Zimmer, die wieder auf Lager sind, verkauft werden. Verweisen Sie auf die vertragliche Vereinbarung. Zeigen Sie gegebenenfalls auch Ihre Bereitschaft, eine gemeinsame Lösung zu finden, wie z. B.:
Ziel ist es, Ihr Geschäftsergebnis zu schützen und gleichzeitig eine starke Arbeitsbeziehung aufrechtzuerhalten, die zukünftige Geschäfte fördert.
Bei der Bewältigung der Fluktuation von Hotels geht es nicht mehr nur darum, Verluste abzudecken. Heute geht es darum, das richtige Gleichgewicht zwischen finanziellem Schutz und langfristigen Kundenbeziehungen zu finden. Die erfolgreichsten Hotels behandeln Gruppenverkäufe als Partnerschaft, nicht als Transaktion.
Indem Sie klare Erwartungen setzen, flexible, aber schützende Klauseln verwenden und digitale Tools einsetzen, die Reibungsverluste reduzieren, können Sie Ihren Umsatz sichern, ohne das Vertrauen der Planer zu verlieren. Wenn alles, von Verträgen bis hin zu Zahlungen, für beide Seiten des Tisches einfacher, schneller und sicherer wird, können Sie sich auf die Beziehung zu Kunden und Gästen konzentrieren.
Die maßgeschneiderten Lösungen von Canary sind bereit, Ihren Gruppenverkauf effizienter, transparenter und rentabler zu gestalten. Eine Demo buchen heute.
Fluktuation bezieht sich in Hotelverträgen auf die vereinbarten Bedingungen, unter denen eine Gruppe ihre Zimmerzusage nicht einhalten kann, bevor Gebühren anfallen. Diese Bedingungen sind klar umrissen, um die Einnahmen der Hotels zu schützen.
Überprüfe zunächst vergleichbare Veranstaltungsdaten, um Klauseln über den Ausfall von Messen zu erstellen und die Planer in allen Phasen der Veranstaltungsplanung zu unterstützen. Überwachen Sie die Abholung genau, pflegen Sie eine starke Kommunikation und schließen Sie Wiederverkaufsklauseln ein, um das Risiko zu verringern und die Flexibilität zu erhöhen.
Ermitteln Sie zunächst den zulässigen Raumblockverbrauch. Wenn Ihr Vertrag beispielsweise eine Fluktuation von 20% bei einem Block von 100 Nächten vorsieht, kann die Gruppe bis zu 20 Übernachtungen ohne Stornogebühr freigeben.
Subtrahieren Sie als Nächstes die tatsächlich abgeholten Räume aus dem zugesagten Block, um den Fehlbetrag zu ermitteln. Wenn der Fehlbetrag die zulässige Fluktuation übersteigt, multiplizieren Sie dann nur die Anzahl der überzähligen Übernachtungen mit dem vereinbarten Zimmerpreis abzüglich einer etwaigen Weiterverkaufsgutschrift.
Der Schlüssel ist Klarheit: Formulieren Sie alle zutreffenden Formeln im Vertrag, damit es später keine Verwirrung gibt.
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