Le prenotazioni di gruppo possono offrire grandi opportunità di guadagno nel settore dell'ospitalità. Ma riservare un blocco di camere per adempiere a un accordo non è mai privo di rischi. È come giocare «all-in» a un tavolo da poker: a meno che tu non abbia un buon piano di riserva (ovvero una clausola di logoramento), non lo consigliamo!
L'abbandono degli hotel (quando un gruppo non riesce a rispettare l'impegno in termini di camere) è una delle sfide più significative e fraintese nelle vendite di gruppo. Questa guida illustra esattamente ciò che gli albergatori devono sapere per gestire l'abbandono. Dalla strutturazione dei contratti all'ottimizzazione delle prestazioni dei blocchi di camere e all'utilizzo di strumenti moderni per tenere sotto controllo ogni dettaglio, ecco come ridurre al minimo i rischi, massimizzare le entrate e mantenere solide le relazioni con i clienti.
L'abbandono dell'hotel è il divario tra il numero di pernottamenti prenotati contrattualmente in una prenotazione di gruppo e il numero effettivamente prenotato dai singoli ospiti dell'evento. Detto questo, «logoramento» è un termine usato quasi esclusivamente nei contratti. Nel mondo reale, è probabile che tu senta domande come: «Come si comporta quel condominio di stanze per matrimoni? Qualche ritiro?»
«Block performance», «pickup» o «logoramento delle camere d'albergo» sono nomi diversi per la stessa cosa: quante camere riservate per una prenotazione di gruppo sono state occupate.
Quando un gruppo si impegna a prenotare un blocco di camere, il tuo hotel le ritira dal mercato. Se arriva il giorno dell'arrivo e il blocco non è occupato, rimani con camere vuote e perdite di opportunità di guadagno.
È qui che entrano in gioco le tasse di abbandono e le date limite. I clienti possono vederle come delle sanzioni, ma si tratta di condizioni concordate in anticipo per proteggere l'hotel nel caso in cui il blocco abbia prestazioni inferiori. Le chiare clausole di abbandono allineano le aspettative di entrambe le parti e prevedono date limite per dare agli hotel la possibilità di vendere camere non utilizzate e ridurre al minimo le perdite.
Le dinamiche delle prenotazioni di gruppo sono cambiate nel corso dei decenni. Sono apparse le prime clausole di logoramento all'inizio degli anni '90 quando la domanda ha superato l'offerta e poi sono arrivate le «prenotazioni via internet», complicare gli impegni di gruppo all'inizio degli anni 2000. E con i viaggiatori di oggi potenziati dalla tecnologia, le prenotazioni di gruppo sono diventate più complesse che mai.
Ma una cosa non è cambiata: né gli hotel né i clienti godono delle tasse di abbandono. Ma il vero significato dell'abbandono di un hotel è una garanzia fondamentale delle entrate che è consigliabile non trascurare.
Le migliori prenotazioni di gruppo non si limitano a riempire le camere, ma massimizzano ogni opportunità di guadagno offerta dalla tua struttura allineandosi con le tue strategia di gestione delle entrate degli hotel. Ciò significa che le strutture per matrimoni che riempiono anche le sale per banchetti e gli appuntamenti alla spa, o i gruppi di conferenze che prenotano spazi per riunioni, utilizzano il catering e accumulano bollette.
Ogni contratto di gruppo alimenta i modelli di previsione, i piani di personale, le decisioni sui prezzi e le proiezioni dei ricavi accessori. Quindi, quando un gruppo non riesce a prenotare camere convenzionate, crea lacune che non sempre possono essere colmate nel tempo di consegna rimanente. Gli effetti a catena di ciò possono influire sui profitti in più reparti.
I meeting planner possono utilizzare un calcolatore dell'attrito per prevederne il rischio in modo relativamente semplice. Tuttavia, per quanto riguarda gli hotel, è molto più difficile prevedere le conseguenze delle mancate prenotazioni.
Un calo improvviso delle prenotazioni di gruppo potrebbe comportare la perdita di opportunità di upselling, uno spreco di ore di personale o la necessità di abbassare le tariffe per riempire l'inventario rimanente. Ecco perché è essenziale tenere conto dell'attrito nella tua più ampia strategia di fatturato sin dall'inizio del processo di vendita.
Come puoi vedere nella figura precedente, le entrate accessorie possono compensare l'abbandono di alcune camere d'albergo, aiutando gli albergatori a recuperare almeno parte delle entrate previste da un blocco di camere.
Il modo in cui strutturate le clausole di abbandono può aumentare o diminuire la vostra capacità di proteggere le entrate se una prenotazione di gruppo non è sufficiente, ma la stesura di un contratto non è una soluzione valida per tutti.
Il formato giusto per la tua proprietà dipende dai tuoi obiettivi in tutti i reparti, dalla natura del gruppo e dalla flessibilità che sei disposto a offrire. Di seguito sono riportati i tre tipi più comuni di clausole di logoramento e il loro impatto sui profitti.
Una clausola basata sulle entrate prevede un importo minimo in dollari che il gruppo deve spendere per il proprio blocco di camere, anziché vincolare le prestazioni a un numero specifico di camere. Ciò offre ai pianificatori la flessibilità di modificare la tipologia di camera o i livelli di prezzo per assicurarsi che il fatturato totale contrattato sia rispettato.
Vantaggi: offre adattabilità al gruppo pur garantendo una base di entrate per l'hotel.
Punti negativi: Richiede un attento monitoraggio e gestione da parte del cliente per rilasciare strategicamente camere a tariffe inferiori. Può anche essere più complesso da calcolare e applicare.
L'abbandono cumulativo considera il numero totale di pernottamenti prenotati in un determinato periodo di tempo. Questa struttura consente al gruppo di variare le prenotazioni per notte purché il numero cumulativo di pernottamenti raggiunga l'obiettivo concordato.
Punti positivi: Più indulgente di notte in notte; utile per eventi con una domanda irregolare nel corso dei giorni.
Punti negativi: Non garantisce un'occupazione costante ogni notte, il che può interrompere la pianificazione operativa.
La più severa delle tre, una clausola di logoramento per notte, richiede che il gruppo soddisfi un numero minimo di prelievi durante ogni notte del blocco. Questo formato protegge l'occupazione notturna dell'hotel e aiuta a mantenere il personale e le operazioni costanti.
Punti positivi: Se consegnato contro, garantisce un'occupazione stabile e entrate prevedibili in tutte le notti degli eventi.
Punti negativi: minore flessibilità per il gruppo e maggiore rischio di mancanze nelle notti con minore richiesta.
La mitigazione del rischio è solo il punto di partenza quando si tratta di clausole di logoramento equo. Si tratta anche di stabilire aspettative, coltivare il rapporto con i pianificatori e fornire risultati positivi esperienza degli ospiti dell'hotel sin dalla prima interazione. Un recente sondaggio tra gli organizzatori di eventi su applicazione del logoramento ha rivelato una vasta gamma di esperienze, ma un tema è emerso più volte: le relazioni contano.
Una clausola ben redatta protegge le entrate del tuo hotel senza allontanare i pianificatori, facilitando la costruzione di relazioni commerciali ripetibili e a lungo termine. La trasparenza e l'equità sono fondamentali: più le condizioni sono semplici, meno c'è spazio per malintesi o controversie in futuro.
È difficile trovare medie affidabili del settore, poiché i contratti alberghieri sono accordi privati tra la proprietà e i clienti. Detto questo, le stime del settore in genere si aggirano intorno all'80% di un blocco alberghiero in stato di abbandono, il che significa che un gruppo è autorizzato a liberare fino al 20% delle camere prenotate senza alcuna penale. Sebbene questa sia una linea di base utile da notare, non dovrebbe essere applicata alla cieca.
Rivedi i seguenti parametri chiave prima di scrivere il tasso di abbandono e la clausola:
I gruppi con una solida esperienza o gli eventi programmati durante le stagioni intermedie possono giustificare condizioni più indulgenti. D'altro canto, le date molto richieste o i nuovi clienti senza precedenti potrebbero richiedere condizioni più rigorose per ridurre al minimo il rischio. Personalizzare la politica relativa al tasso di abbandono degli hotel ti assicura di non essere sovraesposto né di lasciare soldi (o relazioni!) sul tavolo.
Una forte clausola di logoramento include diversi componenti critici che specificano come e quando si applicano le commissioni:
È la data limite per una riunione di grandi dimensioni e sei abbastanza sicuro che il blocco di sale abbia registrato prestazioni inferiori. Nel frattempo, la vasca da bagno nella stanza 302 è nuovamente bloccata e voi state frugando tra messaggi di posta elettronica e archivi, chiedendovi: «Quel contratto è mai stato scannerizzato o lo scanner è stato rotto quel giorno?»
Anche la clausola più ben scritta significa poco se non è correttamente eseguita e accessibile. delle Canarie Contratti digitali elimina le congetture acquisendo ogni termine in un formato sicuro e facile da firmare. Tutte le parti ricevono una copia autenticata con una firma con data e ora e l'intero accordo è contenuto in un sistema centralizzato per riferimenti futuri.
Quando arrivano le date limite o sorgono domande sull'abbandono, registri chiari e tracciabili evitano confusione e rafforzano i rapporti con i pianificatori.
Per tutte le volte che gli albergatori parlano dell'importanza della fidelizzazione, gli eventi e i blocchi di sale meritano nientemeno che la stessa attenzione per creare fan entusiasti. Gestire i blocchi di gruppo e l'abbandono degli hotel significa dover far rispettare i contratti, ma alla fine si tratta di costruire relazioni solide e collaborative con i pianificatori.
Ecco alcuni passaggi che puoi adottare per aiutare i gruppi ad avere successo, per ridurre il rischio di commissioni di abbandono per i tuoi clienti, ma anche per aumentare la probabilità di prenotazioni future.
Prima di stipulare un contratto, approfondisci i dettagli. Richiedi i dati storici delle prenotazioni del gruppo relative a eventi simili e rispondi alle domande chiave:
La comprensione di questa cronologia delle prestazioni ti aiuta a dimensionare correttamente il blocco e a stabilire le aspettative in anticipo. Evita numeri gonfiati o proiezioni eccessivamente ottimistiche solo per concludere l'affare. Un contratto realistico in anticipo è molto meglio che affrettarsi a riempire le stanze inutilizzate in un secondo momento.
Una volta che il blocco è attivo, non tacere. Imposta i check-in periodici per rivedere i rapporti sul ritiro delle camere con il planner. Questi incontri offrono l'opportunità di identificare precocemente le tendenze di sottoperformance, valutare gli sforzi intrapresi da entrambe le parti per aumentare le prenotazioni, tenersi in contatto sull'avvicinarsi delle date di pagamento e modificare il piano in base alle necessità. Mantenere viva la conversazione favorisce la trasparenza e offre a entrambe le parti la possibilità di cambiare idea prima che il logoramento diventi un problema.
Nessuno vuole cercare le scadenze di pagamento nei fogli di calcolo, inviare e-mail per inseguire i bonifici bancari e creare promemoria vocali amichevoli ma assertivi. Con Canary's Autorizzazioni digitali, raccogliere informazioni di pagamento sicure dai tuoi clienti è semplice e conforme allo standard PCI.
La semplice aggiunta di Link di pagamento nella cassetta degli attrezzi di un hotel significa che i pianificatori possono inviare rapidamente e facilmente pagine di pagamento personalizzate a chiunque. Questi strumenti riducono le difficoltà per tutte le persone coinvolte e riducono il rischio di pagamenti ritardati o mancati.
Anche con la migliore pianificazione, non tutti i gruppi riusciranno a rispettare il proprio impegno in termini di camera. Quando ciò accade, è fondamentale gestire la conversazione con professionalità e chiarezza.
Inizia esaminando il contratto firmato per fare riferimento a eventuali termini pertinenti e applicabili. Quindi, prepara un semplice riepilogo del deficit, indicando il numero di camere ritirate, la soglia di abbandono e la commissione risultante.
Rispondi al telefono prima di presentare il calcolo finale al pianificatore, offrendo il tuo calcolo e discutendo dell'eventuale credito potenziale in caso di vendita delle camere restituite all'inventario. Fai riferimento all'accordo contrattuale. Se del caso, dimostra anche la volontà di trovare una soluzione collaborativa, come ad esempio:
L'obiettivo è proteggere i profitti preservando al contempo un solido rapporto di lavoro che incoraggi le attività future.
Gestire l'abbandono degli hotel non significa più solo coprire le perdite. Oggi si tratta di trovare il giusto equilibrio tra protezione finanziaria e relazioni a lungo termine con i clienti. Gli hotel di maggior successo considerano le vendite di gruppo una partnership, non una transazione.
Definendo aspettative chiare, utilizzando clausole flessibili ma protettive e adottando strumenti digitali che riducono gli attriti, puoi salvaguardare le tue entrate senza sacrificare la fiducia dei pianificatori. Quando tutto, dai contratti ai pagamenti, diventa più facile, veloce e sicuro per entrambi i lati del tavolo, puoi concentrarti sulla relazione con clienti e ospiti.
Le soluzioni specifiche di Canary sono pronte a rendere le vendite di gruppo più efficienti, trasparenti e redditizie. Prenota una demo oggi.
L'abbandono nei contratti alberghieri si riferisce alle condizioni concordate in base alle quali un gruppo può non rispettare l'impegno della camera prima dell'applicazione delle tariffe. Questi termini sono chiaramente definiti per proteggere le entrate alberghiere.
Inizia esaminando i dati comparabili degli eventi per aiutare a elaborare clausole di abbandono delle fiere e supportare i pianificatori in tutte le fasi della pianificazione degli eventi. Monitora attentamente i ritiri, mantieni una comunicazione forte e includi clausole di rivendita per ridurre i rischi e aumentare la flessibilità.
Inizia determinando l'attrito consentito per blocco di stanze. Ad esempio, se il tuo contratto prevede una riduzione del 20% per un blocco di 100 camere, il gruppo può concedere fino a 20 pernottamenti senza penali.
Quindi, sottrai le camere effettive prelevate dal blocco impegnato per trovare l'ammanco. Quindi, se l'ammanco è superiore al logoramento consentito, moltiplica solo le notti in eccesso per la tariffa concordata, meno l'eventuale credito di rivendita.
La chiave è la chiarezza: specifica qualsiasi formula applicabile nel contratto, in modo che non ci sia confusione in seguito.
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