La guía de 2025 sobre quioscos de registro automático para hoteles

La pandemia aceleró la transformación digital en la industria hotelera, y la tecnología sin contacto ganó una inmensa popularidad. Más de la mitad de los viajeros están ansiosos por ver la adopción permanente del registro y la salida sin contacto en los próximos tres años. Esta tecnología no solo beneficia a los huéspedes, sino que también alivia la carga de trabajo del personal, especialmente en un sector conocido por sus altas tasas de rotación. Con tasas de rotación en los hoteles de asombroso 73,8%, la transformación digital está mejorando las experiencias de los huéspedes y reduciendo la carga del personal.

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Una de esas innovaciones es la introducción de quioscos de registro automático. Estos quioscos representan un paso importante para simplificar la experiencia de los huéspedes y satisfacer las cambiantes preferencias de los viajeros.

¿Qué es un quiosco de registro automático para hoteles?

Los quioscos de registro automático son dispositivos electrónicos (a menudo una pantalla táctil que se encuentra en el vestíbulo de un hotel). Permiten a los huéspedes registrarse sin la ayuda del personal del hotel.

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Con los quioscos de registro automático, los huéspedes pueden completar la información previa a la estancia, como el nombre, la dirección y la información de la tarjeta de crédito. También pueden entender los términos y condiciones de su estancia.

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Es una alternativa práctica a las tarjetas de registro en papel o PDF, que a menudo se guardan en archivadores. Los quioscos pueden ayudar a los hoteles a optimizar la recopilación de datos en la nube y a cumplir con la normativa PCI DSS. Y con el lanzamiento de la PCI DSS 4.0, esto es cada vez más importante.

Cómo funcionan los quioscos de registro automático

Los quioscos de registro automático son prácticos, rápidos y fáciles de usar para los huéspedes y para que tú los administres. Son similares a los que se utilizan para hacer el check-in en los aeropuertos y permiten a los huéspedes hacer el check-in a su propio ritmo y acceder a sus habitaciones rápidamente. Los quioscos también ofrecen un nivel de personalización. Los huéspedes pueden elegir su habitación preferida o hacer solicitudes especiales, como almohadas adicionales o registrarse antes de lo habitual.

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Debido a este nivel de personalización, es posible que el proceso de registro en un quiosco no sea el mismo para todos los hoteles. Esto es lo que puede experimentar un huésped al registrarse en un quiosco:

• Verificación de la reserva: en lugar de rellenar las tarjetas de registro en papel o PDF, los huéspedes pueden iniciar el proceso de registro introduciendo la información de su tarjeta de crédito, escaneando el código de barras de la reserva o introduciendo la información de la reserva manualmente.
• Identificación y verificación: los quioscos te permiten pedir a los huéspedes una identificación, como un pasaporte o un documento de identidad.
• Selección de habitaciones: los huéspedes pueden ver una lista de habitaciones disponibles y seleccionar la que más les convenga, según la disponibilidad y las preferencias. El quiosco puede mostrar detalles de la habitación y, a veces, incluso planos de planta e imágenes para ayudar a los huéspedes a tomar una decisión más informada.
• Pago y autorización: si se requiere el pago o si hay cargos adicionales (por ejemplo, por mejoras de habitación o gastos imprevistos), los huéspedes pueden completar la transacción con una tarjeta de crédito. El quiosco normalmente lo hará autorizar la tarjeta y proporcione un recibo.
• Emisión de llaves: una vez que se complete el proceso de registro, el quiosco generará una clave digital (normalmente una aplicación móvil) que permite el acceso a una habitación asignada. Esta clave está codificada con información como la fecha de salida y el número de habitación.
• Información y asistencia: los quioscos de registro automático suelen ofrecer información sobre tus servicios, atracciones cercanas y opciones gastronómicas.
• Recibo y confirmación: después del registro, el quiosco puede proporcionar un recibo impreso o digital que confirme los detalles de la reserva, incluidas las fechas de entrada y salida.

Los inconvenientes del registro manual

Si bien el registro manual sigue siendo crucial (especialmente para los huéspedes que lo prefieren), confiar solo en él puede ralentizar las operaciones y afectar a la experiencia de los huéspedes. Después de todo, lo último que quieren hacer los huéspedes es hacer cola durante mucho tiempo después de un largo viaje.

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Luego está la carga de trabajo de su personal. Los miembros del personal del hotel responsables de los procesos de registro manual pueden sentirse abrumados durante los períodos pico, lo que puede afectar su capacidad para brindar un servicio personalizado a los huéspedes.

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El registro manual también conduce al desperdicio de papel y al ingreso manual de la información. Los trabajadores pueden experimentar barreras lingüísticas y los huéspedes pueden sentirse incómodos al compartir información personal en un vestíbulo público y, a menudo, abarrotado.

9 beneficios de implementar quioscos de registro automático

Los quioscos de registro automático se han vuelto cada vez más populares en la industria hotelera, ya que ofrecen una alternativa eficiente y tecnológica a los métodos tradicionales de registro manual. Pero, ¿por qué? Veamos los beneficios que estos quioscos aportan a los hoteles:

1. Tiempos de registro reducidos

Los quioscos de registro suelen agilizar el proceso de registro, lo que permite a los huéspedes completar el registro rápidamente y evitar largas colas en la recepción. Los huéspedes ya no tendrán que esperar en largas filas para registrarse.

2. Comodidad mejorada

Los huéspedes tienen la flexibilidad de registrarse cuando lo deseen, ya sea a su llegada o por adelantado a través de una aplicación móvil. También pueden elegir su habitación entre las opciones disponibles, lo que les brinda una sensación de control sobre su estadía.

3. Disponibilidad 24/7

Los quioscos de registro automático están disponibles las 24 horas, lo que permite a los huéspedes registrarse en cualquier momento, incluso fuera del horario habitual de recepción. Esto es especialmente útil en caso de llegadas tardías o retrasos inesperados en el viaje.

4. Mejora de la privacidad y la seguridad

Es posible que algunos huéspedes se sientan incómodos al compartir información personal en un vestíbulo público y, a menudo, abarrotado. Los quioscos mantienen los datos de tus huéspedes seguros y precisos a la vez que aceleran el proceso.

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Los quioscos de registro automático cumplen con las normas PCI y GDPR y eliminan la necesidad de tarjetas de registro en papel o PDF. Es posible que algunos huéspedes también prefieran una experiencia de registro más privada.

5. Reducción del error humano

Los quioscos de registro automático minimizan el riesgo de errores humanos, como la información mal escrita o la falta de comunicación entre los huéspedes y el personal de recepción.

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6. No se requiere impresión ni papel

Las tarjetas de registro en papel o PDF aumentan el desperdicio de su hotel. Transferir esta información a la nube es una excelente manera de ser más sostenible y liberar espacio en la oficina principal.

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Las tarjetas de registro se almacenan indefinidamente en la nube después de que el huésped haya abandonado la propiedad. Esto facilita la recuperación de la información de los huéspedes que regresan y mejora su esfuerzos de sostenibilidad.

7. Integraciones

El registro manual a menudo requiere la introducción manual de la información. Esto puede provocar errores y pérdida de tiempo. La captura digital de información confidencial le ayuda a transferir los datos de los huéspedes a su PMS.

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Los quioscos de registro automático se integran perfectamente con las tecnologías existentes, como su sistema de administración de propiedades (PMS). Esto elimina la necesidad de introducir la información manualmente.

8. Captura de datos mejorada

Los quioscos te permiten actualizar las reservaciones existentes, incluidas las reservadas a través de agencias de viajes en línea (OTA), con información de contacto precisa de los huéspedes, opciones de marketing, intereses de fidelización y más.

9. Atender a las preferencias de los huéspedes

Si bien algunos huéspedes pueden introducir su información de registro antes de la llegada, los quioscos de registro automático ofrecen a los huéspedes una forma rápida de registrarse. Todo ello sin tener que hacer cola.

¿Estás eligiendo un quiosco de registro automático? Esto es lo que debes buscar

Elegir la tecnología de quiosco de registro automático adecuada puede marcar la diferencia entre una experiencia optimizada para los huéspedes y una experiencia frustrante. Estas son algunas de las cosas que debes tener en cuenta:

1. Seguridad y cumplimiento

De acuerdo con Seguridad de IBM, el coste medio mundial de una violación de datos es de 4,35 millones de dólares. La seguridad no es cosa de risa. Busque un quiosco que proteja los datos de los clientes y proteja las transacciones.

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La mejor manera de comprobar que una solución ofrecerá la mejor seguridad disponible es buscar la confirmación de que es Compatible con PCI DSS 4.0. Cumplimiento de PCI, creado por Consejo de normas de seguridad de la industria de tarjetas de pago, es un conjunto de directrices que las empresas deben seguir al aceptar, almacenar, procesar y transmitir tarjetas de pago.

2. Facilidad de uso

La solución debe ser fácil de usar. Los quioscos deben permitir a los huéspedes registrarse con el mínimo esfuerzo o tiempos de espera y ofrecer una interfaz intuitiva. Debe ser fácil para los huéspedes navegar por ella, independientemente de sus conocimientos técnicos.

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Busque menús claros e intuitivos, funciones de pantalla táctil e instrucciones sencillas. Si se producen errores técnicos, los huéspedes deberían poder solicitar ayuda fácilmente a través del quiosco.

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El personal del hotel debe tener la capacidad de monitorear el sistema de quiosco de forma remota. Esto les permite brindar asistencia inmediata a los huéspedes, especialmente en caso de problemas técnicos.

3. Integraciones con los componentes clave de la tecnología de su hotel

Los quioscos deben integrarse fácilmente con cualquier tecnología hotelera existente. La integración perfecta es esencial para la sincronización en tiempo real de los datos de los huéspedes en todos los sistemas y departamentos del hotel. Estas son algunas consideraciones a tener en cuenta en lo que respecta a las integraciones:

• Sistemas de administración de propiedades (PMS): la integración más importante es con el PMS de su hotel. Los datos de los huéspedes y del hotel deben sincronizarse en tiempo real entre el quiosco y el PMS.
• Integración de la llave de la habitación y el control de acceso: el quiosco debe integrarse con su sistema de control de acceso para ofrecer a los huéspedes llaves digitales. El quiosco también podría generar y transmitir claves digitales a los teléfonos inteligentes de los huéspedes, permitiéndoles un acceso seguro a sus habitaciones y otras áreas autorizadas dentro de la propiedad.
• Integración con una pasarela de pago: la integración con una pasarela de pago segura permite a los huéspedes pagar los cargos de la habitación, los gastos imprevistos y los depósitos de seguridad mediante varios métodos de pago a través del quiosco.
• Integración de la gestión de las relaciones con los clientes: la integración con un sistema CRM le permite acceder a los perfiles de los huéspedes, las preferencias y los datos históricos. Esta información le ayuda personalice la experiencia del huésped, ofrecer promociones específicas y ofrecer a los huéspedes una estancia personalizada.
• Sistemas de limpieza y mantenimiento: la integración con los sistemas de limpieza y mantenimiento permite que el quiosco comunique el estado de preparación y limpieza de la habitación en tiempo real. Esto garantiza que solo se asignen a los huéspedes habitaciones limpias y preparadas durante el registro.

4. Personalización y accesibilidad

Para que los huéspedes disfruten de una experiencia coherente, inclusiva y personalizada, debería ser posible personalizar los quioscos según las necesidades de cada hotel, incluidas las opciones de idioma, los flujos de registro y la marca.

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El quiosco también debe centrarse en accesibilidad. Las funciones, como la altura ajustable de la pantalla para los huéspedes en silla de ruedas, el texto más grande para las personas con discapacidades visuales y las instrucciones de audio para las personas con discapacidades visuales o auditivas, ayudan a los huéspedes a sentirse valorados y cómodos.

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5. Características que se adaptan a sus necesidades

Es posible que tengas una idea de las funciones y tareas que te gustaría que incluyera el quiosco de facturación de tu hotel, pero si no las tienes, aquí tienes algunas cosas útiles que puedes tener en cuenta:

• Registro: el quiosco debe proporcionar un método de registro alternativo, desde encontrar las reservas de los huéspedes hasta aceptar el pago.
• Salida: permite a los huéspedes realizar la salida a través de tus quioscos y recoger los recibos, dejar las llaves de la habitación u organizar el transporte.
• Actualizaciones: los quioscos pueden ayudarlo a obtener ingresos adicionales de la siguiente manera: venta adicional complementos o servicios como estacionamiento, tratamientos de spa o transporte.
• Información del hotel: los quioscos deben proporcionar toda la información relevante del hotel, como los horarios de entrada y salida, las ofertas de comida y bebida o los horarios de apertura de la piscina, por ejemplo. También puedes ofrecer información sobre la zona local.
• Procesamiento de pagos: los quioscos de registro automático deben gestionar las autorizaciones y los pagos con tarjetas de crédito.

6. Escalabilidad

Asegúrese de que el quiosco pueda ampliarse para dar cabida a un número cada vez mayor de huéspedes. Estas son algunas cosas a tener en cuenta en lo que respecta a la escalabilidad:

• Número de quioscos: la solución debería permitirle agregar o eliminar quioscos según sea necesario para satisfacer la demanda. Por ejemplo, un hotel puede empezar con unos cuantos quioscos en el vestíbulo y expandirse a áreas o pisos adicionales a medida que la propiedad crezca.
• Tamaño de la propiedad: los hoteles vienen en varios tamaños, desde pequeños alojamientos independientes hasta enormes complejos turísticos. Una solución de quiosco escalable debería poder satisfacer las necesidades de propiedades de diferentes tamaños y diseños.
• Temporada alta frente a temporada baja: algunos hoteles experimentan fluctuaciones significativas en la ocupación y en los patrones de entrada y salida de los huéspedes entre las temporadas alta y baja. Los quioscos escalables se pueden ajustar fácilmente para adaptarse a diferentes volúmenes de huéspedes.

7. Plataforma de experiencia del huésped

Los quioscos de registro automático independientes ayudan a simplificar las partes clave pero limitadas del viaje de los huéspedes. Considera la posibilidad de mejorar el recorrido general de los huéspedes eligiendo una solución que forme parte de una plataforma de experiencia para los huéspedes. Al integrarse con otras tecnologías, como los mensajes para los huéspedes y las ventas adicionales, las plataformas de experiencia de los huéspedes ayudan a aumentar los ingresos, aumentar la eficiencia del personal y maximizar la satisfacción de los huéspedes.

Los quioscos de registro automático mejoran la experiencia del cliente

Priorizar la comodidad dentro de su hotel es una excelente manera de enriquecer la experiencia y el viaje de sus huéspedes. Desde antes de la llegada hasta el momento de la salida, la tecnología adecuada tiene un gran impacto en la satisfacción de los huéspedes y del personal.

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Los quioscos de registro automático le permiten acelerar las operaciones, reducir los tiempos de espera, mejorar la privacidad y la seguridad, y mucho más.

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