Halten Nachtaudits Sie nachts wach? Macht Sie die Gehaltsabrechnungswoche in Panik? Du bist nicht allein. Die Hotelbuchhaltung stellt eine Reihe einzigartiger Herausforderungen dar. Während das Kostenmanagement in jedem Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, fügt die Finanzierung des Gastgewerbes eine weitere Ebene hinzu: variable Zimmerpreise, saisonale Nachfrage und auslaufendes Inventar wirken sich auf unvorhersehbare Weise auf Ihre Bilanz aus.
Deshalb geht es bei intelligenter Hotelbuchhaltung nicht nur darum, die Bücher auszugleichen. Es geht auch darum, anhand von Finanzdaten Orte zu finden, an denen Gewinne aus einem Bereich die Verluste in einem anderen ausgleichen. Eine umsatzorientierte Hotelbuchhaltung hilft Ihnen zu erkennen, wo Sie Verschwendung vermeiden, wo Sie investieren sollten und wie Sie Verluste durch strategische Gewinne ausgleichen können. In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen die wichtigsten Berichte und Kennzahlen vor, die Ihnen helfen, komplexe Finanzdaten in klare, umsatzfördernde Entscheidungen umzusetzen.
Die wichtigsten Erkenntnisse:
Die Hotelbuchhaltung umfasst die Verfolgung und Verwaltung der Einnahmen, Ausgaben und der Gesamtleistung Ihrer Unterkunft. Es geht über die einfache Buchhaltung hinaus und zeigt kreative Möglichkeiten auf, die Rentabilität durch vielfältige Einnahmequellen zu steigern. Dies wird durch eine Kombination von Taktiken erreicht, darunter die Überwachung der Umsatz von Lokalen und Restaurants, Budgetprognosen, Margenanalysen und die Erstellung detaillierter Finanzberichte.
Die profitabelsten Hotels von heute sind diejenigen, die genau wissen, woher ihre Einnahmen kommen und wie sie mehr daraus machen können — nicht am Ende des Monats, sondern Tag für Tag. Schauen wir uns ein Beispiel aus der Praxis an:
In dieser Übung erhalten Sie nicht nur einen besseren Einblick, woher diese Umsatzspitzen kommen, sondern es werden auch Ideen vorgestellt, wie Sie sie wiederholbar machen können.
Wie Sie sehen, sind Zimmerpreise und Belegung nicht mehr die ganze Geschichte eines Hotels Verwaltung der Einnahmen Strategie. Das Umsatz-Puzzle des modernen Hoteliers besteht aus Dutzenden ineinandergreifender Teile. Wenn Sie sie alle deutlich sehen, können Sie damit beginnen, das Bild gezielter zusammenzusetzen.
Zu den häufigsten Einnahmequellen für Hotels gehören:
Stellen Sie sich die Hotelbuchhaltung wie ein Front-Desk-Dashboard für Ihr gesamtes Unternehmen vor. Es zeigt, was funktioniert, was Sie kostet und wo im Stillen neue Möglichkeiten auf Sie warten. Wenn Sie Ihre wichtigsten Umsatztreiber und Ihre einflussreichsten Hebel zum Geldverdienen verstehen, beschreiten Sie einen intelligenteren Weg zu langfristiger Rentabilität.
Eine grundlegende Gewinn- und Verlustrechnung funktioniert, wenn Sie ein einzelnes Produkt zu festen Kosten herstellen. Auf der anderen Seite bei Hotels? Fast alles ist variabel.
Fangen wir mit den Kosten an. Sie ändern sich je nach Terminplanung, Warenkosten und Versorgungsspitzen. Und vergessen wir nicht die Feinheiten einer komplexen Gehaltsabrechnung mit stundenweise angestellten Mitarbeitern und Mitarbeitern mit Trinkgeld.
Dann gibt es ein relativ unvorhersehbares Einkommen. Das gleiche Zimmer kann an jedem Abend der Woche zu unterschiedlichen Preisen verkauft werden, je nachdem, wann es gebucht wurde, über welchen Kanal es gebucht wurde und ob es Teil eines Pakets war.
Fügen Sie jetzt Franchise- oder Verwaltungsgebühren, saisonale Upsells, Partnerschaftskosten, Minibargebühren, Spa-Pakete, Late-Checkout-Gebühren und all die anderen Artikel hinzu. Plötzlich sieht Ihr schönes, sauberes Hauptbuch eher wie ein Wirrwarr aus Lichterketten aus.
1. Hotels führen nächtliche Audits durch
Im Gegensatz zu den meisten anderen Unternehmen schließen Hotels die Bücher nicht einfach monatlich. Jeden Abend Nachtprüfer gleicht den Tagesumsatz ab, passt die Kundendaten an und gewährleistet die betriebliche Genauigkeit.
2. Die Zimmerpreise sind variabel
Die Zimmerpreise schwanken ständig je nach Jahreszeit, Nachfrage, Buchungszeiträumen und Vertriebskanälen. Viele andere Arten von Unternehmen verwenden statische Produktpreise, was es einfacher macht, Einnahmen zu prognostizieren.
3. Hotels haben mehrere Einnahmequellen Zusätzlich zu den Zimmern verdienen Hotels Nebenerlöse von Lebensmittel und Getränke, Veranstaltungen, Spas, Parkplätze und mehr. Jedes hat seine eigene Gewinn- und Kostenstruktur, und selbst diese kann je nach Jahreszeit oder besonderen Ereignissen variieren.
4. Es gibt komplexe Lohn- und Personalkosten
Der Arbeitsbedarf ändert sich je nach Jahreszeit, Wochentag oder sogar Stunde des Tages, was die Gehaltsabrechnung zu einer dynamischen Herausforderung macht. Darüber hinaus sind einige Mitarbeiter angestellt, andere auf Stundenbasis, einige haben Anspruch auf Trinkgeld und andere sind möglicherweise Auftragnehmer.
5. Vertriebskosten und Provisionen variieren
Hotels zahlen häufig Provisionen an OTAs, Franchisegeber, GDS und andere Partner aus. Dies sind einzigartige Kosten, die in vielen allgemeinen Geschäftsmodellen nicht vorkommen.
6. Das Tracking auf Abteilungsebene wird granular
Einnahmen und Ausgaben werden oft nach Abteilungen aufgeschlüsselt (z. B. Zimmer, F&B, Spa), was einen detaillierteren Überblick bietet als eine typische Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmens.
Bei so vielen Einnahmequellen und schwankenden Kosten kann die Hotelbuchhaltung überwältigend erscheinen. Aber wenn es richtig gemacht wird, ist es ein leistungsstarkes Instrument zur Maximierung der Rentabilität.
Um wirklich zu verstehen, wie Ihr Hotel in der realen Welt abschneidet, benötigen Sie mehr als einen Blick auf das Bankkonto. Es gibt eine Handvoll wichtiger Buchhaltungsberichte, die jeder umsatzorientierte Hotelbesitzer wie die Rückseite seines Check-in-Bildschirms kennen sollte.
Diese Berichte zeigen, was funktioniert, was Geld durchsickert und wo die größten Chancen liegen. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Lektüren für die Buchhaltung im Gastgewerbe und die Erkenntnisse, die Sie daraus ziehen.
Stellen Sie sich Ihre Gewinn- und Verlustrechnung als die Anzeigetafel im Spiel der Hotelleistung vor. Sie zählt auf, was Sie verdient haben (Umsatz), subtrahiert, was Sie ausgegeben haben (Ausgaben) und zeigt, ob Sie gewinnen (Gewinn) oder ins Hintertreffen geraten (Verlust).
In der Umsatzzeile wird genau angegeben, woher Ihre Einnahmen stammen, einschließlich Zimmerverkäufe, Gastronomie und mehr. Einige können je nach Struktur Ihrer Konten zu Gruppen zusammengefasst werden. Auf der Ausgabenseite sind die Kosten detailliert dargestellt, sodass Sie die tatsächlichen Ausgaben auf Abteilungsebene leicht mit Ihrem Budget vergleichen können.
Auf einen Blick zeigt die Gewinn- und Verlustrechnung, ob Sie grün oder rot sind (und auf einem hohen Niveau, warum). Bleibt Ihr F&B-Betrieb hinter den Erwartungen zurück? Hat ein Anstieg der Nebenverkäufe das Geschäftsergebnis gesteigert? Es ist ein guter Ort, um Ihre Suche nach dem vollständigen finanziellen Überblick zu beginnen.
Im Gegensatz zu Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung ist es der Bilanz egal, wie Ihr Hotel Geld verdient oder verloren hat. Es interessiert nur, was Sie haben, was Sie schulden und was am Ende übrig bleibt.
Es summiert Ihr Vermögen (alles, was das Hotel besitzt und geschuldet ist), subtrahiert Ihre Verbindlichkeiten (alles, was das Hotel schuldet) und zeigt den Rest als Eigenkapital an (was dem Geschäftsinhaber oder den Aktionären gehört). Hier ist ein Beispiel für eine Bilanz, in der 72.000 USD als Eigenkapital aufgeführt sind.
Warum siehst du es so? Es ist Ihre Momentaufnahme davon, wie viel zu einem beliebigen Zeitpunkt wirklich Ihnen gehört. Wenn Ihr gesamtes eingehendes Geld dafür vorgesehen ist, sofort wieder herauszugehen, bleibt nichts mehr in der Hand. Wenn die Zahlen jedoch einen Überschuss zeigen, haben Sie eine konkrete Vorstellung davon, wie es Ihrem Unternehmen geht.
Bargeld ist das Lebenselixier eines jeden Hotels. Ohne es hören die Dinge auf, sich schnell zu bewegen. Während die Bilanz alle Arten von Vermögenswerten (wie Immobilien oder ausstehende Zahlungen) umfasst, werden in der Kapitalflussrechnung die tatsächlichen liquiden Mittel erfasst. Es geht darum, was rein kommt, was rausgeht und was gerade verfügbar ist.
So erfahren Sie genau, wie viel Sie ausgeben, investieren oder Überraschungskosten decken müssen. Das ist wichtig, vor allem, wenn Notfälle auftauchen. Wenn Sie zum Beispiel 100.000$ Eigenkapital in Ihrem Gebäude haben, hilft Ihnen das nicht, die Klimaanlage in Zimmer 214 zu reparieren, die gerade undicht geworden ist. Stellen Sie sich diesen Bericht als Ihren Geldbeutel auf einen Blick vor: keine Schuldverschreibungen, nur die Gelder, die Sie zur Hand haben.
Hier ist ein Beispiel für eine positive Netto-Kapitalflussrechnung. Ein negativer Nettogewinn würde Sie dazu bringen, nach einem Bankkonto mit roten Zahlen oder einer unbezahlten Kreditkartenrechnung zu suchen.
Wussten Sie, dass Private Equity nach wie vor eines der Top-Investoren in Hotels weltweit? In einer Eigenkapitalerklärung wird dargelegt, wie sich der Eigentumswert von Private Equity im Laufe der Zeit verändert: Startkapital plus Nettogewinn, abzüglich allfälliger Auszahlungen sowie aller Neuinvestitionen.
Es gibt einen klaren Überblick darüber, was reinvestiert wurde, was herausgenommen wurde und welche ungewöhnlichen Ereignisse auftreten. Es ist die Geschichte hinter der Bilanz. Für Privatinvestoren ist es ein direkter Überblick darüber, wie stark das Geschäft wächst, was zurückgezahlt wird und wie viel wem gehört.
Jede Zahl hat eine Vorgeschichte, insbesondere im Gastgewerbe, wo ungewöhnliche Ereignisse, vielfältige Einnahmequellen und saisonale Schwankungen die Norm sind. An dieser Stelle kommen die Anmerkungen zum Jahresabschluss ins Spiel. Diese Details hinter den Kulissen erklären, was hinter den Zahlen in Ihren Berichten steckt, von Buchhaltungsmethoden und Zeitunterschieden bis hin zu einmaligen Ereignissen wie Renovierungen, Abrechnungen oder größeren Reparaturen.
Sie sind unerlässlich, um das Warum hinter dem Was zu interpretieren, damit Sie Entscheidungen im Kontext treffen können, nicht nur in Zahlen. Ein Beispiel: Ein plötzlicher Gewinnrückgang mag alarmierend erscheinen, bis in den Notizen erklärt wird, dass er auf eine einmalige Investition in neue Matratzen zurückzuführen ist. Das ist kein Warnsignal, es ist eine Reinvestition.
Die Hotelbuchhaltung sorgt dafür, dass die Bücher sauber sind und das Geschäft läuft, aber sie sorgt auch dafür, dass Ihr Betrieb am Laufen bleibt. Verstöße gegen die Einhaltung der Rechnungslegungsvorschriften können zu erheblichen finanziellen Strafen führen, insbesondere in einem stark regulierten Umfeld.
Zum Glück gibt es klare Regeln, die Sie befolgen können, um sicherzustellen, dass Sie die Dinge den Amtsschimmel reiten. Sie folgen einem branchenüblichen Framework wie dem Einheitliches Kontensystem für die Beherbergungsbranche (USALI) hilft Hotels dabei, die Vorschriften einzuhalten, unabhängig davon, ob Sie Steuern einreichen, Investoren Bericht erstatten oder sich auf einen Verkauf vorbereiten.
Intelligente Buchhaltung für das Gastgewerbe geht weit über das Ankreuzen von Compliance-Kästchen oder die Zufriedenheit Ihres Buchhalters hinaus. Sie ist der Motor für datengestützte Entscheidungen, der Maßstab für Leistung, das Playbook für Prognosen und Budgetierung.
Es ist ein wichtiges Instrument zur Kostenkontrolle, zur Umsatzsteigerung und zur Erzielung von Gewinnen. Es ist auch der Beweis, den Kreditgeber und Investoren benötigen, wenn Sie bereit sind, zu expandieren oder ein Upgrade durchzuführen und über die normalisierte Rate von 6 bis 6,5%.
Die Buchhaltung im Gastgewerbe betrifft jeden Aspekt Ihres Betriebs, von der Preisgestaltung Ihrer Zimmer und der Personalverwaltung bis hin zu der Selbstsicherheit, mit der Sie einer neuen Marketingkampagne oder einem Investitionsprojekt zustimmen. Und sicherzustellen, dass Ihr Cashflow im grünen Bereich liegt, ist entscheidend, um Betriebsausfälle zu vermeiden, die sich auf Ihr Gasterlebnis und Ihren Geschäftserfolg auswirken können.
Eine organisierte Hotelbuchhaltung sorgt dafür, dass das Licht an, die Frühstücksbar voll ist, das Personal bezahlt wird und Ihre nächsten Upgrades in Gang kommen. Und letztendlich ist es das, was Ihnen hilft, das Gasterlebnis vom Check-in bis zum Check-out reibungslos zu gestalten ohne Abstriche zu machen oder Pfennige zu kneifen an den falschen Stellen.
Hotelbuchhaltung ist nicht schwierig, weil die Mathematik schwierig ist. Es ist schwierig, weil die beweglichen Teile nie aufhören, sich zu bewegen.
Bevor Sie sich direkt mit den Zahlen befassen, finden Sie hier die häufigsten Herausforderungen, warum sie nur im Gastgewerbe vorkommen und was auf dem Spiel steht, wenn Sie sie ignorieren:
1. Nächtliche Audits
Von Hotels wird erwartet, dass sie ihre Bücher sowohl täglich als auch monatlich schließen. Wenn nächtliche Audits nicht regelmäßig stattfinden, werden Umsätze nicht erfasst, Gebühren werden übersehen und Finanzberichte werden unzuverlässig.
2. Ständig wechselnde Zimmerpreise
Die Zimmerpreise ändern sich häufig je nach Nachfrage, Jahreszeit und Vertriebskanälen. Ohne eine sorgfältige Nachverfolgung riskieren Sie, die Daten zu verlieren, die für die Gestaltung einer effektiven Preisstrategie erforderlich sind.
3. Gemischte Einnahmequellen
Von Zimmern und Parkplätzen bis hin zu Speisen und Veranstaltungen — die Hoteleinnahmen stammen aus mehreren Kanälen. Wenn diese nicht getrennt und einzeln verfolgt werden, ist es schwierig, genau zu bestimmen, welche Bereiche erfolgreich sind und welche die Margen nach unten ziehen.
4. Unvorhersehbare Arbeitskosten
Der Personalbedarf variiert je nach Tag, Gästezahl und Veranstaltungskalender. Wenn Sie keinen Einblick in die Arbeitskosten in Echtzeit haben, haben Hotels Schwierigkeiten, die Kosten zu kontrollieren oder die Personalausstattung zu optimieren.
5. Versteckte Kosten durch Dritte
Franchisegeber, OTAs und GDS-Plattformen nehmen alle ihren Anteil am Buchungsumsatz ein. Wenn diese Gebühren nicht eindeutig berücksichtigt werden, ist es möglich, die Rentabilität falsch zu berechnen und Finanzprognosen zu verfälschen.
6. Mangelnde Sichtbarkeit der Abteilung
Jede Abteilung, vom Housekeeping bis hin zu Veranstaltungen, arbeitet mit unterschiedlichen Budgets und Kennzahlen. Ohne eine Aufschlüsselung der Finanzdaten nach Abteilungen könnten starke Leistungen in einem Bereich Ineffizienzen in einem anderen vertuschen.
7. Unterschiede zwischen Umsatz und Liquidität
Hotels verzeichnen oft Einnahmen, bevor das Geld tatsächlich bei der Bank ankommt. Diese Diskrepanz kann zu kurzfristigen Cashflow-Problemen führen und es schwieriger machen, die Gehaltsabrechnung zu finanzieren oder in den Betrieb zu reinvestieren.
8. Komplexe Steuervorschriften
Zwischen Belegungssteuern, Mehrwertsteuer, Servicegebühren und lokalen Vorschriften ist die Einhaltung der Steuervorschriften ein wechselndes Ziel. Bei ungenauen Berichten laufen Hotels Gefahr, Bußgelder, Prüfungen und Reputationsschäden zu erleiden.
Diese Herausforderungen in den Griff zu bekommen, sorgt für ordentliche Bücher und eine finanziell gesunde Immobilie.
Sollten Sie an diesem Wochenende die Preise für die letzten Zimmer erhöhen? Eine Schicht an der Rezeption hinzufügen oder sich zurückhalten? Die Antworten sind nicht in deinem Bauch, sie sind in deinen KPIs. Diese Leistungskennzahlen machen aus Zahlen strategische nächste Schritte.
Die wichtigsten Kennzahlen für die Buchhaltung im Gastgewerbe sind keine monatlichen Hinweise, sondern tägliche Signale. Jede dieser Zahlen passt sich Ihrem Betrieb an und erzählt je nach Tag eine andere Geschichte. Und wenn Sie wissen, wie man sie liest, weisen sie auf Bereiche hin, in denen Sie den Umsatz optimieren können, indem Sie sowohl die Kosten kontrollieren als auch das, was funktioniert, verdoppeln.
Was es ist: Das Durchschnittseinkommen pro bezahltem belegtem Zimmer.
Formel: Zimmerumsatz/Verkaufte Zimmer
Warum das wichtig ist: Da es so viele Tarife und Tariftypen gibt, wird hier der Durchschnittswert für eine Nacht in allen Zimmern angezeigt.
So verwenden Sie es: Verwenden Sie es, um zukünftige Zinssätze zu vergleichen und strategisch anzupassen. Es hilft Ihnen, die Nachfrage besser zu verstehen und informiert Sie darüber, wie Sie für jeden Zeitraum die richtigen Tarife festlegen können.
Was es ist: Die Gesamtzahl der verkaufbaren Zimmer in einem bestimmten Zeitraum.
Formel: Anzahl der Zimmer — gebuchte Zimmer
Warum das wichtig ist: Bildet die Grundlage für Belegungs- und Umsatzkennzahlen.
So verwenden Sie es: Dies dient nicht nur dazu, Ihr verfügbares Inventar zu verstehen! Sie können es auch verwenden, um alle Renovierungszeitpläne zu planen und Ihre Anforderungen anzupassen Inventarverwaltung von Hotelzimmern Strategie zur Minimierung leerer Betten.
Was es ist: Der Prozentsatz der verfügbaren Zimmer, die verkauft werden.
Formel: Verkaufte Zimmer/Verfügbare Zimmer x 100
Warum das wichtig ist: Zeigt dir, wie gut du darin bist, Köpfe ins Bett zu bekommen.
So verwenden Sie es: Ihre historischen Belegungsraten zeigen Ihnen Ihre historische Leistung. Mit diesen Informationen können Sie Ihre Marketingaktivitäten konzentrieren, die Nachfrage einschätzen und Personalentscheidungen treffen.
Was es ist: Der durchschnittliche Umsatz pro verfügbarem Zimmer, unabhängig von der Belegung.
Formel: Zimmerumsatz/Verfügbare Zimmer oder ADR x Belegung
Warum das wichtig ist: Eine Leistungskennzahl, die Rate und Belegung miteinander verbindet.
So verwenden Sie es: Verwenden Sie es, um die Umsatzentwicklung auf einen Blick zu messen, sodass Sie Preisgestaltung und Verkaufsaktionen steuern können.
Was es ist: Alle Hoteleinnahmen (Zimmer + Extras) geteilt durch verfügbare Zimmer.
Formel: Gesamtumsatz/Verfügbare Zimmer
Warum das wichtig ist: Gibt ein vollständiges Bild davon, wie viel Umsatz jedes Zimmer generiert.
So nutzen Sie es: Nutzen Sie es, um Möglichkeiten für Nebenausgaben zu erkennen, Ihre Angebotspakete zu überdenken oder Ihre Upsell-Strategie zu verbessern.
Was es ist: Der durchschnittliche Umsatz pro verkauftem Zimmer.
Formel: Gesamtumsatz/Verkaufte Zimmer
Warum das wichtig ist: Misst den Wert der Gäste.
So nutzen Sie es: Nutzen Sie es, um neue Upselling-Möglichkeiten zu erkennen, die Gesamtausgaben pro Gast zu erhöhen und Bereiche zu identifizieren, in denen ein verbesserter Service erforderlich ist.
Was es ist: Die Betriebskosten pro verkauftem Zimmer.
Formel: Betriebskosten//Verkaufte Zimmer
Warum es wichtig ist: Zeigt die betriebliche Effizienz.
So verwenden Sie es: Verwenden Sie es, um alle Ihre Hotelkosten zu verwalten. Dazu gehören der Reinigungsservice, die Ausstattung, die Nebenkosten und sogar die Preise Ihres Anbieters.
Was es ist: Gewinn nach Abzug der Betriebskosten des Hotels, pro verfügbarem Zimmer.
Formel: Bruttobetriebsgewinn//Verfügbare Zimmer
Warum es wichtig ist: Es geht um die Rentabilität.
So verwenden Sie es: Verwenden Sie es, um Ihre Geschäftsergebnisse zu verbessern.
Was es ist: Direkte Kosten der verkauften Waren, einschließlich Lebensmittel, Getränke und anderer physischer Gegenstände.
Warum es wichtig ist: Ein hoher COGS schmälert die Gewinne.
So verwenden Sie es: Verwenden Sie es, um die Preise anzupassen, mit Lieferanten neu zu verhandeln und Verschwendung zu reduzieren.
Was es ist: Der Teil der Lebensmitteleinnahmen, der für Zutaten ausgegeben wird.
Formel: Lebensmittelkosten//Lebensmittelumsatz × 100
Warum es wichtig ist: Der Schlüssel zur Rentabilität von F&B.
So verwenden Sie es: Verwenden Sie es, um die Preisgestaltung von Menüs zu verwalten, Portionen zu kontrollieren oder den Einkauf zu optimieren.
Was es ist: Der Anteil der Hoteleinnahmen, der für Löhne verwendet wird.
Formel: Arbeitskosten/Gesamtumsatz × 100
Warum das wichtig ist: Arbeit ist oft der größte Posten.
So verwenden Sie es: Verwenden Sie dies, um Ihre Spitzenzeiten zu verstehen, Terminlücken zu identifizieren und Personalpläne zu planen.
Was es ist: Gewinn vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen (ITDA).
Formel: Umsatz — Betriebskosten (ohne ITDA)
Warum es wichtig ist: Zeigt die betriebliche Bruttorentabilität.
So verwenden Sie es: Verwenden Sie es für Anlageentscheidungen, interne Ziele oder Finanzierungsgespräche.
Was es ist: Fähigkeit, Schuldenzahlungen mit Betriebserträgen zu decken.
Formel: Nettobetriebsergebnis/Schuldenzahlungen
Warum es wichtig ist: Entscheidend, um bankfähig zu bleiben.
So verwenden Sie es: Verwenden Sie es, um den Kreditstatus zu überwachen und zukünftige Kredite zur Refinanzierung oder Erweiterung zu planen.
Erfolgreiche Hoteliers wissen, welche Zahlen den Ausschlag geben, und bauen die Mechanismen, um sie zu bewegen. Vielleicht haben Sie es mit einer wichtigen Kostenkategorie wie Arbeit zu tun, oder Sie erleben nach einem saisonalen Anstieg der Minibar-Verkäufe einen Segen. So oder so, Wissen ist nur die halbe Miete. Wenn wir danach handeln, beginnt der Wandel, und das beginnt mit der Einführung solider Rechnungslegungsverfahren.
Gute Buchhaltungsgewohnheiten wirken präventiv, indem sie verschwenderische Ausgaben reduzieren und regulatorische Risiken reduzieren. Sie sind auch zukunftsorientiert, indem sie eine finanzielle Grundlage schaffen, die Wachstum unterstützt, sichere Entscheidungen ermöglicht und Sie auf langfristigen Erfolg vorbereitet. Hier finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Buchhaltungsverfahren, die den Finanzmotor Ihres Hotels am Laufen halten:
Jede Nacht gleicht das Nachtaudit die Transaktionen des Tages ab, darunter:
Diese werden mit denen des Hotels verglichen Immobilienverwaltungssystem (PMS). Dieser Prozess stellt sicher, dass der Umsatz genau erfasst wird, und erkennt Abweichungen frühzeitig. Es ist der tägliche finanzielle Gesundheitscheck Ihres Hotels für den General Manager.
Effektives AR-Management verbessert den Cashflow und trägt dazu bei, dass keine Einnahmen aufgrund unbezahlter Rechnungen auf dem Tisch liegen bleiben. Es reduziert auch Verluste von betrügerische Rückbuchungen, was kann kostet bis zu 3,6 mal der ursprüngliche Betrag. Durch die Rationalisierung von AR-Prozessen und Sicherung von Transaktionen, schützen Sie sich vor Verlusten.
Bei Gruppenbuchungen, Veranstaltungen und längeren Aufenthalten erfolgen nicht alle Zahlungen beim Check-in. Die Verwaltung von Forderungen stellt sicher, dass Sie korrekt abrechnen. Dazu gehören Rechnungsstellung, Zahlungseinzug und die Nachverfolgung überfälliger Salden. Lassen Sie nicht zu, dass nicht eingezogene Umsätze ein Gespenst in Ihrem Hauptbuch sind!
Egal, ob es sich um Ihren Wäschelieferanten oder Ihren örtlichen Kaffeeröster handelt, eine pünktliche Zahlung sorgt dafür, dass Ihre Lieferanten zufrieden sind und der Betrieb reibungslos läuft. Organisiertes AP hilft auch dabei, den Cashflow zu prognostizieren, verspätete Gebühren zu vermeiden und angespannte Beziehungen zu verhindern.
Ihr Team ist Ihr größtes Kapital... aber es ist oft der komplexeste Aufwand, den Sie im Auge behalten müssen. Die unterschiedlichen Rollen, Gehaltsarten und die Trinkgeldstruktur können für jeden verwirrend sein. Die Gehaltsabrechnung stellt sicher, dass die Teammitglieder korrekt und gesetzeskonform bezahlt werden, wobei Überstunden, Steuern und Sozialleistungen berücksichtigt werden.
Ob Bademäntel oder Speck, gute Bestandskontrollen halten die Kosten im Zaum und reduzieren den Abfall. Wenn sie an Nutzungsraten und Belegungsmuster gebunden sind, helfen sie Ihnen auch dabei, Ihre Lagerbestände intelligent zu lagern, die Kosten für verkaufte Waren zu senken und Geld zu sparen, das durch Verschwendung von Überbeständen entsteht.
Hotels verfügen über hochwertige Anlagen, die im Laufe der Zeit nachverfolgt werden müssen, wie Gebäude und Ausrüstung. In der Anlageverwaltung werden Käufe, Abschreibungen und Wartungsarbeiten aufgezeichnet. Es schützt Ihre Investitionen und gewährleistet eine genaue langfristige Finanzberichterstattung.
Am Monatsende werden die Bücher (erneut) überprüft und fertiggestellt. Buchungen werden gebucht, Rückstellungen werden vorgenommen und Jahresabschlüsse werden erstellt. Ein reibungsloser Abschlussprozess gewährleistet zeitnahe, genaue Berichte, die als Grundlage für Budgetüberprüfungen, Prognosen und strategische Entscheidungen dienen.
Sie haben also Ihre Berichte zusammengestellt, Ihre Tabellen gezähmt und jetzt kennen Sie Ihre RevPAR von deinem TrevPAR. Was kommt als Nächstes? Es ist an der Zeit, diese Zahlen in Entscheidungen umzusetzen. Von verpasst Hotel-Upselling Möglichkeiten zu einem kostspieligen Ungleichgewicht bei den Arbeitskräften, Ihre Zahlen flüstern leise: „Pssst... so können Sie mehr Geld verdienen.“ Lasst uns die Nachricht entschlüsseln!
Hier finden Sie allgemeine Erkenntnisse, die auf der Finanzbuchhaltung von Hotels und möglichen Strategien basieren.
Wenn Ihre Belegungsraten gut sind, erwarten Sie, dass die Nebenumsätze entsprechend steigen. Überraschenderweise ist das nicht immer der Fall! Wenn Sie nicht die zusätzlichen Einnahmen sehen, die Sie sich wünschen, ist es an der Zeit, kreativ zu werden, um mehr Upsells zu fördern. Hier sind ein paar Ideen:
Schnelltipp: Kombinieren KI-Gastnachrichten und Dynamische Upsell-Software bietet Gästen die richtigen Upsell-Angebote zur richtigen Zeit.
Inserieren Sie Ihr Hotel mit einem Online-Reisebüro (OTA) ist großartig für die Sichtbarkeit, aber es ist nicht billig. Provisionszahlungen am OTA-Buchungen können in einigen Fällen bis zu 30% betragen! Wenn Sie die Wahl haben, ist die Förderung von Direktbuchungen der richtige Weg. Hier sind einige Ideen, wie das geht:
Kurztipp: Implementieren KI-Webchat stellt sicher, dass Gäste die Informationen, die sie benötigen, von Ihrer Website erhalten, und Tablet-Registrierung oder Mobiler Check-In Die Lösung gibt Ihnen Kontaktinformationen von Gästen, die bei einem OTA gebucht haben.
Es hat sich immer wie ein Gewinn angefühlt, wiederkehrende Besucher zu gewinnen, aber jetzt gibt es Daten, die den Wert dieser wiederkehrenden Gäste belegen. Wussten Sie das Reisende, die an Hotel-Treueprogrammen teilnehmen, geben 23,4% aus mehr pro Aufenthalt? Hier sind einige Taktiken, die du anwenden kannst, um eine Beziehung zu Gästen aufzubauen, damit sie immer wieder zurückkommen:
Kurzer Tipp: Sie fragen sich, wie Sie jemals die Zeit finden werden, dieses Maß an personalisierten Interaktionen zu verwalten? EIN Plattform zur Einbindung von Gästen automatisiert viele dieser Aufgaben, um eine maßgeschneidertere Kommunikation zu ermöglichen, ohne dass die Mitarbeiter einen Finger rühren müssen.
Da die Lohnkosten im Hotel und die Erwartungen der Gäste gleichzeitig steigen, ist das Gastgewerbe immer noch meldet einen Arbeitskräftemangel von bis zu 65%. Dadurch befinden sich Hoteliers auf einer Gratwanderung, wenn es darum geht, exzellenten Service zu bieten und gleichzeitig ihre Budgets im Griff zu haben. Zum Glück gibt es Möglichkeiten, Kosten zu senken, ohne sie Ihnen zu belasten Gasterlebnis. So geht's:
Profi-Tipp: Willst du wissen, wie Canary dir bei all dem helfen kann? Eine Demo buchen und fangen Sie an, Einnahmen zu erzielen, ohne Ihre To-Do-Liste zu verlängern.
Bei der Buchhaltung im Gastgewerbe müssen beide den Rückspiegel im Auge behalten, während Sie die Straße vor Ihnen steuern. Diese Fundgrube an Daten aus der Vergangenheit gibt Ihnen Einblicke, mit denen Sie realistische Budgets erstellen und Umsatzprognosen erstellen können, die in der realen Welt Bestand haben.
Die Umsatzziele werden darauf basieren, was tatsächlich erreichbar ist. Anhand der Budgets erfahren Sie, wie Sie Ihre Ressourcen in die Bereiche investieren können, die am vielversprechendsten sind. Haben Sie Ihre Ziele erreicht? Großartig! Jetzt ist es an der Zeit, die Investition dort zu tätigen, wo es darauf ankommt. Hast du das Ziel verpasst? Du wirst es früh genug wissen, um abzuschwenken, ohne in Panik zu geraten.
Ihrem Bauchgefühl zu vertrauen kann bei der Auswahl von Weinkarten oder Hintergrundbildern helfen, aber wenn es um die Umsatzstrategie geht, sind genaue Daten das, was langfristige Rentabilität bedeutet. Große Entscheidungen auf wackelige Zahlen zu stützen, ist wie Zimmerpreise in der Mondphase festzulegen: gewagt, aber nicht gerade umsatzoptimiert.
Deshalb ist Ihr Tech-Stack, einschließlich moderner Hotelbuchhaltungssoftware, wichtig. Eine gute Strategie beginnt mit vernetzten Daten und transparenter Zusammenarbeit. So sieht das aus:
Buchhaltungssoftware für das Gastgewerbe ist da, um präzise Daten zu vermitteln, die allen Beteiligten zur Verfügung stehen, und sie verstärken die Wirkung jeder Entscheidung, die Sie treffen.
Wenn dieser Leitfaden eine Sache bewirkt hat, hat er Ihnen hoffentlich gezeigt, dass es bei der Buchhaltung im Gastgewerbe um mehr geht als nur um die Einhaltung von Vorschriften! Wenn du sie richtig behandelst, belohnt sie dich mit besseren Entscheidungen, höheren Margen und Wachstum, auf das du dich verlassen kannst.
Der Schlüssel liegt darin, proaktiv zu bleiben. Warten Sie nicht, bis Monate später Probleme in einer Gewinn- und Verlustrechnung auftreten. Nutzen Sie Ihre Finanzdaten in Echtzeit, unterstützt durch intelligente Technologien und durchdachte Betriebsabläufe, um Chancen frühzeitig zu erkennen und schnell zu handeln.
Ihre Zahlen versuchen, Ihnen etwas zu sagen. Mit den richtigen Systemen sprechen sie deutlich und gewinnbringend. Sind Sie bereit, diese buchhalterischen Erkenntnisse für Sie nutzbar zu machen? Eine Demo buchen und sehen Sie, wie Canary helfen kann.
Machen Sie sich mit den Unterschieden zwischen Hotels und Motels vertraut, indem Sie deren Grundrisse, Preise und Annehmlichkeiten vergleichen, um herauszufinden, welches Hotel Ihren Buchungsanforderungen am besten entspricht.
Read More
Steigern Sie die Rentabilität von Hotels, indem Sie den Betrieb rationalisieren. Erfahren Sie, wie integrierte Technologie die Hotelkosten senkt und das Gasterlebnis verbessert.
Read More
Maximieren Sie den Umsatz Ihres Hotels: Wenden Sie die besten Revenue-Management-Strategien der Hotelbranche an, die von den leistungsstärksten Hotels verwendet werden. Erfahren Sie hier mehr.
Read More
Wenige Momente eines Hotelaufenthalts sind wichtiger als wenn ein Gast zum ersten Mal die Tür zu seinem Zimmer öffnet. Es ist ein erster Eindruck, der den Ton für den Rest der Reise angibt — und im Idealfall funkelt er.
Read More
Erfahren Sie, wie Sie das Engagement von Hotelgästen mit KI-Tools verbessern können: Implementieren Sie Chatbots, personalisierte Gastnachrichten und mehr, um das Gasterlebnis zu verbessern.
Read More
